E-handel, e-faktura

Elektroniska fakturor

Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor

Sedan den 1 april 2019 är det enligt lag obligatoriskt för leverantörer till offentlig sektor att skicka elektroniska fakturor. Kravet gäller från första fakturan och även om inget avtal finns mellan parterna. Observera att PDF och liknande format inte räknas som e-faktura.

Mer information om lagen finns på DIGG:s webbplats (Myndigheten för digital förvaltning).

E-faktura till Strängnäs kommun

Strängnäs kommun tar emot e-fakturor i första hand i formatet PEPPOL BIS Billing 3.0. I andra hand, efter överenskommelse, i övriga format som rekommenderas av SFTI. Närmare beskrivning av formaten finns på sfti.se.

Har du problem att skicka e-faktura kan du behöva ta kontakt med din VAN-operatör eller leverantör av affärssystem och meddela att fakturor till Strängnäs kommun ska skickas till kommunens VAN-operatör, OpusCapita.

Strängnäs kommuns elektroniska adress inom PEPPOL: 0007:2120000365
Strängnäs kommuns GLN-kod: 7381036100005
Strängnäs kommuns VAT-nummer: SE212000036501
Strängnäs kommuns VAN-operatör: OpusCapita

Strängnäs kommun tillhandahåller även en webbportal i vilka leverantörer kan skapa elektroniska fakturor kostnadsfritt och utan systemkrav.

För frågor om elektroniska fakturor till Strängnäs kommun, kontakta fakturacentralen@strangnas.se.

Referenskod på fakturan

Strängnäs kommun använder referenskoder för att fakturan ska nå rätt beställare inom kommunen. Referenskoden består av sex (6) siffror. Om beställaren ni haft kontakt med inte angett någon referenskod ber vi er som leverantör att efterfråga den från beställaren. Observera att ingen ytterligare text får skrivas i fältet för referenskod.

För Peppol BIS Billing 3.0 ska referenskoden placeras i fältet:
<cbc:BuyerReference>REFERENSKOD</cbc:BuyerReference>

För Svefaktura 1.0 ska referenskoden placeras i den första förekomsten av fältet:
<RequisitionistDocumentReference>
<cac:ID>REFERENSKOD</cac:ID>
</RequisitionistDocumentReference>

Utskriftsrekvisition

Då kommunens personal ska köpa något över disk kommer en utskriftsrekvisition att tas med vid inköpstillfället. Rekvisitionen fungerar som en fullmakt att få genomföra inköpet. Denna skrivs ut av inköpande personal och tas med vid inköpstillfället. På rekvisitionen finns bland annat beskrivet vad som ska köpas, maxkostnad för köpet, vem som godkänt köpet, betalningsvillkor samt den sexsiffriga referenskod som ska anges på den elektroniska fakturan.

Anslutning till e-handel

Efter överenskommelse med Strängnäs kommun kan anslutning ske till kommunens e-handelssystem. E-handelssystemet följer de format som rekommenderas av SFTI. Elektronisk handel innebär att meddelanden som t.ex. prislista och order utbyts elektroniskt. Det finns två huvudsakliga sätt för leverantörer att ansluta sig till e-handel:

1. Fullständig elektronisk integration via Unit4 ERP

Detta alternativ lämpar sig bäst för leverantörer med teknisk mognad och stor order- och fakturavolym. Ordern skickas direkt från Strängnäs kommuns e-handelssystem till leverantörens affärssystem och den elektroniska fakturan går tillbaka till e-handelssystemet.

2. E-handel utan systemkrav

För företag där fullständig integration inte är ett alternativ kan leverantörens katalog hanteras och importeras i kommunens e-handelssystem via ett vanligt Excel-ark. Beställningar skickas till leverantören som en PDF-fil via e-post.